Comprendre la loi de Parkinson pour augmenter votre productivité
Avez-vous du mal à être productif et à accomplir le travail qui vous permettra d’atteindre vos objectifs ? Découvrez La Loi de Parkinson et utilisez la. Peut-être avez-vous tendance à surfer sur les réseaux sociaux alors que vous devriez travailler.
Peut-être que vous vous noyez parce que vous avez sous-estimé l’ampleur d’un projet.
Ou sans doute que vous ne vous engagez pas beaucoup dans le travail parce que vous pensez qu’il n’y a pas besoin de se précipiter : vous avez toute la semaine, le mois ou l’année pour terminer.
Si ces situations vous semblent familières, vous êtes peut-être victime de la loi de Parkinson.
« La vie est un échiquier, le joueur qui vous fait face est le temps. »
~ Napoleon Hill
La Loi de Parkinson, qu’en est-il ?
Inventée par un historien naval britannique dans les années 1950, cette loi stipule que le travail s’étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement.
Des études scientifiques ont confirmé cette théorie. Et pour vous, cela signifie que si vous faites l’erreur coûteuse de consacrer trop de temps à vos projets, vous n’arriverez jamais à rien.
Mais attendez, il y a de bonnes nouvelles !
Avec une planification minutieuse, vous pouvez inverser cette loi et en tirer parti pour le bien. En mettant en œuvre des stratégies pour lutter contre la loi de Parkinson, vous pouvez prendre le contrôle de votre temps et de votre productivité.
Ici, vous apprendrez à utiliser la loi de Parkinson pour augmenter votre productivité et votre bonheur, vous aidant ainsi à être plus productif et à atteindre rapidement vos objectifs.
Comprendre la loi de Parkinson
Avant de pouvoir commencer à utiliser la loi de Parkinson à bon escient, vous devez bien comprendre ce qu’est cette loi.
Qu’est-ce que stipule la loi de Parkinson ?
La loi de Parkinson stipule que le travail s’étend afin de remplir le temps disponible pour son achèvement.
Essentiellement, la loi de Parkinson fonctionne en soulignant que quel que soit le temps que vous avez alloué à votre travail, c’est le temps que votre travail prendra.
Par exemple, si vous vous donnez un an pour écrire un roman, c’est probablement le temps qu’il vous faudra pour le terminer du début à la fin.
En revanche, si vous vous donnez trois mois, il y a de fortes chances que vous terminiez ce livre beaucoup plus rapidement.
Cette règle ne s’applique pas toujours. Vous ne voulez pas vous donner deux semaines pour écrire un roman complet de 70 000 mots et espérer le terminer, n’est-ce pas ?
Cette loi est un outil de gestion du temps
Vous devez toujours vous assurer de fixer des délais réalistes pour vos objectifs en utilisant la méthode des objectifs SMART .
Au lieu de cela, la loi de Parkinson devrait être utilisée pour vous aider à améliorer votre productivité en réfléchissant à des objectifs réalistes mais ambitieux.
L’idée est de fixer une sorte de limite de temps plutôt que de laisser tous vos objectifs, plans et tâches ouverts.
La mise en œuvre de délais auto-imposés peut aider à gérer efficacement des projets plus importants en divisant les tâches en parties plus petites et gérables.
La loi de Parkinson peut être un outil de gestion du temps utile pour vous aider à accomplir les tâches de votre liste de choses à faire et à améliorer vos propres délais.
Histoire de la loi de Parkinson
Pour mieux comprendre la loi de Parkinson, revenons sur son origine.
La loi de Parkinson a été définie pour la première fois par un historien naval britannique du nom de Cyril Northcote Parkinson.
Parkinson avait travaillé dans la fonction publique britannique et, en 1955, il avait écrit un essai dans The Economist sur ce qu’il avait appris.
La première phrase de cet essai humoristique était la suivante : « Il est courant de constater que le travail s’étend au-delà du temps disponible pour son achèvement. »
Parkinson s’est inspiré de son expérience personnelle d’historien britannique pour écrire.
Dans la fonction publique britannique, il a constaté que, même si le service disposait de moins de navires et de moins de personnel, le nombre de bureaucrates augmentait de 6 % par an.
Il a fait valoir que les entreprises dont tous les employés travaillaient dans la bureaucratie et aucun dans la production ne survivraient pas.
Comment ça marche
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension de ce qu’est la loi de Parkinson et de son origine, examinons plus en détail son fonctionnement.
Parkinson a donné un exemple de ce à quoi la loi de Parkinson pourrait ressembler dans la pratique.
Il a écrit l’histoire d’une dame âgée qui a décidé d’écrire une carte postale à envoyer à sa nièce. Pour la plupart d’entre nous, cette tâche prendrait probablement quinze minutes.
Il aurait pourtant pu facilement s’étendre sur quelques heures si nous nous accordions plus de temps que nécessaire.
Mais comme cette retraitée n’avait rien d’autre à faire, elle s’est donné toute la journée pour l’écrire, et cela lui a effectivement pris toute la journée !
Les études réalisées
Des études ont prouvé que la loi de Parkinson tient la route.
Dans une étude de 1996, les participants disposaient « accidentellement » de cinq ou quinze minutes pour effectuer une tâche qui aurait pu être facilement effectuée en cinq minutes. Les sujets qui disposaient de plus de temps ont consacré beaucoup plus de temps à travailler sur la tâche.
Une autre étude réalisée en 1999 a donné des résultats similaires.
Les sujets ont reçu quatre séries de photos à examiner.
Certains ont été informés que la quatrième série de photos était annulée juste avant de commencer à examiner la troisième série. Ces personnes ont passé plus de temps avec la troisième série de photos.
La loi de Parkinson est bien plus qu’une simple théorie.
Elle est appuyée par des preuves scientifiques. Et si vous avez du mal à terminer vos tâches en moins de temps, vous risquez de subir les effets négatifs de la loi de Parkinson.
Effets négatifs de la loi de Parkinson
Bien que la loi de Parkinson puisse avoir un impact positif sur la productivité personnelle et la productivité du groupe, il existe certains aspects négatifs de la loi de Parkinson dont il faut être conscient.
Si vous savez que vous disposez de beaucoup de temps pour accomplir une tâche donnée, vous aurez beaucoup plus tendance à la remettre à plus tard.
Vous la prolongerez, la remettrez à plus tard ou vous amuserez à occuper le temps au lieu de vous y mettre à fond, ce qui est le reflet de la nature humaine. Vous ne vous sentirez pas aussi motivé pour faire le travail.
Lorsque vous disposez de temps supplémentaire pour terminer un travail, vous pourriez également être tenté de rendre ce travail plus compliqué, en ajoutant des gadgets supplémentaires qui ne sont pas vraiment nécessaires.
Lorsqu’une tâche s’étend, elle ajoute une couche supplémentaire de complexité qui peut nécessiter un temps plus long que prévu à l’origine pour réaliser la nouvelle tâche, ce qui amène les gens à se démener à l’approche de la date limite.
La loi de Parkinson peut augmenter vos coûts
Plus vous ou votre équipe mettez de temps à accomplir une tâche, plus vous devrez payer pour ce temps, la main-d’œuvre et les matériaux ou ressources utilisés.
Sans délais stricts, les gens sont plus susceptibles de perdre du temps et de prolonger leur travail.
Et même si davantage de procrastination, de temps et d’argent pourraient être très préjudiciables à vos projets, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi.
« Toute pensée, toute idée, tout plan, tout projet qui occupe le cerveau attire une armée de pensées. Elles s’agglomèrent, se fondent, grandissent jusqu’à devenir les pensées dominantes qui font agir l’individu. »
~ Napoleon Hill
Comment l’appliquer pour améliorer votre productivité
Maintenant que vous connaissez le fonctionnement de la loi de Parkinson et toute sa puissance, vous pouvez l’utiliser de manière stratégique pour vous aider à accomplir davantage de travail en un temps record et à avoir la certitude d’avoir enfin atteint vos objectifs.
Suivez ces étapes pour fixer de meilleurs délais, terminer vos projets plus efficacement et surmonter la loi de Parkinson.
La mise en œuvre de ces stratégies vous aidera à combattre la loi de Parkinson en mettant l’accent sur une planification efficace, en fixant des délais réalistes et en décomposant les tâches en étapes gérables.
Fixez des objectifs et des priorités
La meilleure façon de vous inciter, vous ou quelqu’un d’autre, à agir est de vous fixer un objectif.
Expliquez pourquoi cette tâche est importante et pourquoi elle doit être accomplie. Créez ensuite un objectif qui vous permettra de terminer le travail dans le temps imparti.
Pour de meilleurs résultats, établissez des objectifs SMART pour vous et pour toute personne travaillant sous vos ordres.
Voici une description détaillée du fonctionnement de cette structure de définition d’objectifs :
- Spécifique. Que veux tu faire ?
- Mesurable. Comment allez-vous suivre vos progrès ?
- Réalisable. Comment allez-vous y parvenir ?
- Pertinent. Est-ce pertinent pour votre vie en ce moment ?
- Limité dans le temps. Quelle est votre date limite pour terminer ?
Les objectifs SMART
Les objectifs SMART sont efficaces car ils garantissent que vos objectifs sont adaptés à vous et à vos moyens de réussite.
Avec un objectif SMART, vous pourrez suivre vos progrès à mesure que vous vous efforcez d’atteindre l’objectif dans un délai précis.
Vous constaterez peut-être que vous devez diviser les tâches en parties plus petites et plus faciles à gérer dans le cadre d’un projet ou d’un objectif plus vaste.
Divisez votre objectif principal en dressant une liste d’étapes réalisables.
Par exemple, si votre objectif est d’écrire un livre, vous pouvez dresser une liste de tâches ou d’étapes plus petites qui se présente comme suit :
- Créer un plan
- Écrire le premier jet
- Modifier le manuscrit
- Auto-éditer le livre
- Commercialiser et faire connaître le livre
Si plusieurs personnes sont impliquées dans votre projet, vous devrez également clarifier leurs rôles et leurs attentes.
Indiquez clairement qui fera quoi et qui sera responsable de chaque partie de la tâche. Cela permettra de lutter contre la tendance des gens à attendre que quelqu’un d’autre prenne les choses en main.
Définir la portée du projet
Faites de votre mieux pour définir la portée du projet avant de vous lancer afin de savoir dans quoi vous vous engagez.
Avoir une idée précise de la portée de votre projet vous aidera à savoir combien de temps vous devez y consacrer.
Déterminez la portée de votre projet en définissant un objectif ou un but unique, comme les ressources que vous devez livrer à la fin du projet.
Déterminez ensuite les ressources ou les matériaux dont vous aurez besoin pour mener à bien le projet avec succès et sans heurts.
Partagez la description de votre projet avec toute personne qui doit la consulter, mais assurez-vous qu’elle n’est pas trop figée.
Vous devrez peut-être ajuster les choses au fur et à mesure que vous vous mettez au travail, et ce n’est pas grave.
Prévoyez des écueils
Il est fort probable que vous rencontriez des difficultés ou des obstacles tout au long de votre projet. Il est très rare qu’un projet se déroule parfaitement.
C’est pourquoi il est important de se préparer suffisamment tôt aux imprévus.
Dressez une liste des obstacles potentiels qui pourraient faire dérailler votre progression.
Réfléchissez ensuite à des stratégies pour les éviter ou à ce que vous ferez s’ils surviennent encore.
Si d’autres personnes sont impliquées dans le projet, encouragez-les à communiquer aussi souvent que possible afin que vous ayez une visibilité sur l’état d’avancement du projet et sur les problèmes éventuels.
Créer une chronologie
Une fois que vous connaissez la portée de votre projet, vous pouvez créer un calendrier de projet.
Déterminez les petites tâches qui seront nécessaires pour atteindre votre objectif final.
Estimez ensuite le temps que chacune de ces petites tâches prendra. Nous en parlerons plus en détail dans les lignes qui suivent.
Il est également utile de définir des étapes clés tout au long du chemin afin de pouvoir savoir où vous en êtes par rapport au projet global.
En plus de créer un calendrier global du projet, vous devez également vous fixer de meilleurs délais chaque semaine, chaque jour et chaque heure.
Par exemple, avez-vous déjà essayé d’établir une règle selon laquelle vous ne pouvez pas travailler le week-end ou les jours de semaine après 18 heures ? Essayez !
Vous constaterez probablement que les heures de 9 à 18 heures chaque jour de la semaine sont largement suffisantes, après tout.
Vous pouvez également essayer de bloquer votre temps, en planifiant votre journée en attribuant une certaine tâche à chaque heure. Cela pourrait ressembler à ceci :
- 09h00 Programmer des publications sur les réseaux sociaux
- 10h00 Rédiger un article de blog
- 11h00 Réponse aux e-mails
- 12h00 Déjeuner
Soyez attentif aux tâches urgentes qui peuvent survenir, car elles vont sans doute perturber votre emploi du temps et entraîner des difficultés de dernière minute.
Il n’est pas nécessaire de terminer chaque projet mentionné. Vous pouvez y revenir demain ou le jour suivant. Mais vous pouvez réaliser des progrès impressionnants en une heure de travail acharné.
En vous fixant un délai raisonnable, vous augmenterez vos efforts et votre productivité, vous aidant ainsi à accomplir davantage de tâches en moins de temps.
Identifier les activités chronophages
Pour surmonter véritablement le côté négatif de la loi de Parkinson, vous devrez apprendre à surmonter les distractions.
Que vous travailliez à domicile ou au bureau, certaines des distractions les plus courantes incluent :
- Réseaux sociaux
- Courriels
- Textes
- Conversation (avec des collègues, ou avec la famille ou des colocataires si vous travaillez à domicile)
- Réunions
- Pauses collations
Dans une enquête, 58 % des participants ont déclaré qu’ils n’avaient pas besoin des réseaux sociaux pour faire leur travail.
Pourtant, ils ne pouvaient pas passer la journée sans consulter Twitter, Facebook ou Instagram. De plus, l’employé moyen est interrompu 50 à 60 fois par jour !
Déterminez à quelles distractions vous êtes confronté
Surveillez attentivement votre temps au cours d’une journée.
Faites tout exactement comme vous le feriez normalement, mais notez tout ce que vous faites et combien de temps vous le faites.
Vous pourriez être surpris du pourcentage de votre temps passé sur Facebook par rapport à votre travail.
Une fois que vous avez identifié les activités les plus tentantes et chronophages, vous pouvez prendre des mesures pour les surmonter. Par exemple, vous devrez peut-être :
- Désactiver les notifications par e-mail et sur les réseaux sociaux
- Demandez à vos colocataires de garder la conversation pour votre pause déjeuner.
- Redéfinissez le nombre et la durée des réunions pour lesquelles vous êtes disponible
En laissant de côté les distractions, vous serez plus productif car vous pourrez vraiment vous concentrer sur une tâche.
Comment savoir combien de temps consacrer à une tâche ?
Il est logique de se fixer des objectifs raisonnables et limités dans le temps pour améliorer la productivité.
Mais que faire si vous ne savez pas combien de temps une tâche vous prendra ? Vous n’êtes peut-être pas sûr du travail requis ou si vous aurez besoin de temps supplémentaire pour terminer.
Utilisez les conseils suivants pour avoir une idée du temps que vous souhaitez consacrer à une tâche donnée :
Comprendre vos exigences de temps actuelles
Quelles autres tâches nécessitent votre temps ? Cela devrait vous aider à déterminer le temps qu’il vous reste pour terminer une autre tâche.
Pour savoir combien de temps vous êtes occupé actuellement, notez votre temps pendant une journée. Notez tout ce que vous faites.
- Combien de temps passez-vous à travailler ?
- Que faites-vous en voiture ou à manger ?
- Donnez-vous la priorité au temps passé en famille le soir ?
- Faites-le pendant 2 à 3 jours d’affilée au cas où votre emploi du temps serait différent.
Une fois que vous aurez quelques données à exploiter, vous pourrez avoir une idée du temps qu’il vous faut généralement pour faire certaines choses.
Vous pourrez également réfléchir aux activités que vous pourriez rayer de votre liste pour gagner du temps.
Par exemple, vous passez peut-être un peu trop de temps à faire défiler Facebook.
Ce n’est pas obligatoire (à moins que vous ne soyez un responsable des médias sociaux) et cela ne doit pas nécessairement se produire dans votre journée.
« Un génie est simplement celui qui a pris pleinement possession de son propre esprit et l’a dirigé vers des objectifs de son choix, sans permettre aux influences extérieures de le décourager ou de le tromper. »
~ Napoleon Hill
Rechercher
Recherchez le temps que d’autres personnes mettent habituellement à accomplir certaines tâches.
Il peut s’agir d’une simple recherche sur Google, par exemple : « Combien de temps faut-il pour écrire un livre ? »
Même si les réponses seront probablement très variées, cela vous aidera tout de même à avoir une idée de ce à quoi vous attendre.
Vous pouvez également recourir au crowdsourcing, en demandant à d’autres personnes combien de temps il leur faut pour faire une certaine chose.
Trouvez quelqu’un qui a un blog et demandez-lui combien de temps il lui faut pour écrire un article de blog. Il pourra vous aider à comprendre ce qu’implique le processus.
Comparer
Même si vous n’avez jamais réalisé une tâche auparavant, vous pouvez toujours estimer le temps que cela pourrait prendre en vous référant au temps nécessaire pour accomplir des tâches similaires.
Vous n’avez peut-être jamais conçu de graphiques pour les réseaux sociaux, mais vous avez déjà réalisé une affiche ou un dépliant.
Pensez au temps qu’il vous a fallu pour réaliser ces projets précédents. Appliquez ensuite ces connaissances à ce qui est à l’ordre du jour aujourd’hui.
Utiliser la loi de Parkinson pour le bien
La loi de Parkinson n’est pas forcément une mauvaise chose. En suivant ces conseils, vous pourrez tirer parti de cette loi pour réaliser votre projet dans les délais impartis.
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« Le temps est libre, mais il n’a pas de prix. Vous ne pouvez pas le posséder, mais vous pouvez l’utiliser. Vous ne pouvez pas le garder, mais vous pouvez le dépenser. Une fois que vous l’avez perdu, vous ne pourrez jamais le récupérer. »
~ Harvey MacKay